Bizz -het tijdschrift van zakelijk Nederland- schreef een kleine wedstrijd uit. Geïnspireerd op het dilemma van mijn boek, vroegen zij hun lezers om de beste overlevingstips. Hier de resultaten, de winnende tips van Jan Willem van Rijnbeek. Voor de goede orde: deze tips zijn door Bizz uitgeroepen als winnaar; mijn oordeel staat aan het einde.
- Maak twee e-mail-accounts aan, bijvoorbeeld bij gmail.com. Eentje daarvan is privé en de ander zakelijk, en hou beide strikt gescheiden!
- Zorg dat al uw verdere e-mail adressen, van uw vorige werk, een universiteit of van uw partner, altijd worden omgeleid naar een van deze twee strikt gescheiden inboxen
- Benut de snufjes van Gmail optimaal. Archivering, autoreply, sterren, het mag geen geheimen voor u hebben.
- Meldt in uw ‘signature’ (het standaardbericht onder uw e-mail) het tijdstip dat u gebruikt om uw e-mail af te handelen. Kies ook privé voor een vast moment.
- Maak gebruik van de ‘Away from Computer’ auto-reply wanneer u langer dan een dag niet beschikbaar bent.
- Zorg ervoor dat uw binnenkomende mail automatisch labels krijgt en overzichtelijk in verschillende mappen terecht komt, vooral berichten uit sociale-netwerken en nieuwsbrieven.
- Zoek een vast moment per week om uw inbox nog eens op te schonen, of om eindelijk die e-mail te beantwoorden waar u al een week tegen aan zit te hikken.
Jims oordeel:
Je kan zien dat Jan Willem een zeer ervaren gebruiker is. Je kan met hulp van Gmail inderdaad beter het overzicht over je inkomende verkeer verkrijgen. Een aantal tips komen ook letterlijk terug in mijn boek, dus in die zin is hij een terechte winnaar 🙂
Wel wil ik benadrukken dat mijn boek juist niet gaat over het zoeken van overlevingstechnieken en technische hulpmiddeltjes. Dat is ook mijn bezwaar tegen sommige oplossingen uit de lifehacking-hoek, ze impliceren dat iemand in zijn eentje gaat ‘vechten’ tegen de rest van zijn adresboek. Het gaat er juist om dat je met elkaar tot een oplossing komt. Zoek oplossingen in onderlinge afspraken, spreek elkaar aan met gezond verstand en profiteer op die manier van een betere sociale hygiëne. Dat is namelijk de enige oplossing tegen verbale diarree, oftewel e-mail overload.