Tip #37: E-mail op je mobiel is niet cool

Sinds ik mijn boek over email-overload en het compulsief internetten heb geschreven, houd een persoonlijk dilemma mij bezig. Mobiel mailen; is dat nou goed of fout?

Goed
Afgelopen week was ik op werkconferentie in Zuid-Frankrijk met een aantal vooraanstaande lieden uit het Nederlands bedrijfsleven en zij bevestigden het beeld bij mij dat mobiel mailen een zegen was. Af en toe grepen ze naar hun Blackberry of iPhone en verwerkten wat mailtjes. “Heerlijk, toch. Ik ben weer helemaal bij”, straalden ze trots uit. Daar is ook iets voor te zeggen. Het nieuwe werken betekent dat je overal en altijd kán werken, en hoe kan dat nu beter dan met een -letterlijk- mobiele device. Ook hield het voor hen in dat sommige collega’s niet eens in de gaten hadden dat zij zich aan de Cote d’Azur bevonden.

Macro Breaks at the Airport

Fout
Maar weet je wat het is met mail op de mobiele telefoon? Het gaat maar door. Je kunt het niet gemakkelijk aan – en uitzetten. Het gevolg is dat er altijd iets is, dat je aandacht vraagt. Linda Stone noemt dit “continuous partial attention”: continu versnipperde aandacht. Rijd je in de auto, dan kijk je om de 8 minuten op je schermpje om te zien of er “nog iets te lezen is”. Je begeeft je je in levensgevaarlijke situaties om korte mailtjes toch maar even te beantwoorden. Of ‘s-avonds als je je kinderen op bed aan het leggen bent, kijk je tijdens het voorlezen toch weer even op dat schermpje. Wat voor automobilist of ouder ben je dan? Precies, fout.

Conclusie
Ik ben eruit. Na 14 maanden aan/uit heb ik de knoop doorgehakt: email gaat uit. Waarom? Ten eerste: omdat het erop zit, betekent nog niet dat je het moet gebruiken. Veel mensen gaan even “kijken of het werkt”. En dan is het net als met een olifant die gaat liggen: je kan niet meer terug. Plots komt de informatie overvloed binnen en voel je je verplicht om iets mee te doen. Je voelt je lekker als je mailtjes wegwerkt en je voelt je schuldig als je ze laat staan. Totaal overbodige gevoelens als je ze überhaupt niet “ziet” binnenkomen.

Ten tweede merk ik dat het leven zonder mobiele mail veel aangenamer is. Je bent je bewust van je gesprekspartner. Je kunt echt al je aandacht geven, terwijl je hem of haar nog wel met de ogen onrustig ziet zoeken af en toe. En denk nu niet alleen aan een zakenlunch, maar ook op de bank met je partner, of op het voetbalveld met je zoon of dochter.

En dan is er nog het argument dat het effectief zou zijn. Wel, dat wil ik betwisten. In mijn boek observeerde ik al hoe te korte en te lange e-mails de communicatie juist verstoren in plaats van verhelderen. Met het mobiele mailen is dat twee keer zo erg. De verzender kan lastig citeren, maakt eerder spelfouten en is over het algemeen nog korter dan normaal. En de heren en dames die ik hierboven aanhaalde? Even doorvragen en ik kwam erachter wat hen werkelijk zo effectief maakte. Ze hebben een secretaresse of een assistent. Die filtert alle mails alvast en verwerkt de korte berichtjes tot nette antwoorden.

Samenvattend: Tenzij je een persoonlijk secretaresse hebt… mailen op je smartfoon is alles behalve smart. Ik hoop dat je het experiment aandurft en me laat weten hoe het gaat.

7 replies to Tip #37: E-mail op je mobiel is niet cool

  1. Mail uit. Ja dat kan en dat kan heel goed werken.
    Is het niet zo dat dit voor veel meer zaken opgaat. TV, radio, reclame en weet ik niet wat nog meer. Je wordt niet afgeleid je laat je afleiden.
    Oh en het is niet zo dat ik anders ben dan andere. Ik kijk ook met regelmaat op de mobiel voor mail en als ik werk nog even op twitter kijken en dat kost tijd. Belangrijker het kost focus.
    Dus ik heb het anders aangepakt want ik geniet ook van alle gemakken. Net als toen ik klein was, ja ja het gaat soms ver, moet ik van mezelf iets klaar hebben voordat ik weer op de mail of twitter of wat dan ook mag kijken. Dat vraagt discipline en ik van soms door de mand maar over het algemeen lukt het me.
    Dus een gesprek afmaken, een autorit afmaken, koken een project afwerken enz. Focus en bewust leven. Dat werkt voor mij.

  2. Dag Hans,
    Dank voor je observatie. Die “belonings”-taktiek pas ik ook toe. Als ik drie kwartier heb gewerkt, mag ik even vrij spelen op twitter en in rss-land 🙂

    Verder heb ik zeker geen moeite met smartphones. Ik ben ontzettend blij met het ding dat mij heel veel gedoe bespaart. Het is mijn TomTom, Google Calendar, To Do list enzovoort.

    Maar mailtjes onderweg, die functie heb ik dus uitgezet. (p.s. ook heel goed voor je batterij duur!)

  3. Zelf gebruik ik de mail optie op m’n telefoon juist vaak voor naslag. Als ik ergens op locatie ben en ik wil toevallig net dat ene mailtje nog even erbij pakken, dan heb ik ze sowieso op m’n telefoon staan. Zo heb ik (als chaoot) altijd informatie bij de hand en kan ik dingen nog even snel nazoeken.

  4. Ha Thijs,
    Goed punt! Een negatief gevolg van het uitzetten is inderdaad dat je informatie mist, zoals telefoonnummers die mensen je hebben gemaild.

    Ook moet ik weer even aanleren om adresgegevens te noteren voordat ik wegrijd, of ze alvast in mijn navigatie te zetten.

    Ik was behoorlijk lui geworden. Stapte meestal gewoon in mijn auto en ging onderweg eens opzoeken waar ik ook alweer moest zijn en waar ik kon parkeren / uitstappen.

    Nu moet ik gewoon aanwennen om telefoonnummers en adressen op te slaan in Google Contacts. Die heb ik namelijk (via Android) altijd bij me.

  5. Ik heb het anders aangepakt. Wél mail op de telefoon aan, maar de synchronisatie uit. Een probleem is dat de grens heel dun is, je moet jezelf aanleren om het niet te gebruiken behalve wanneer je het echt nodig hebt. En ja, waar leg je die grens. In mijn geval pakt het op die manier wel goed uit, e-mail toch bij de hand maar alleen als het mij uitkomt of het toch bij de hand hebben na een telefoongesprek.

  6. Al toen ik een jaar geleden mijn eerste smartphone kreeg wist ik al: ik ga mijn mailfunctie niet gebruiken.

    Over het algemeen probeer ik mijn mail max 2 x per dag te checken. Ik vertel dit ook aan mijn contacten en als iets dringend is, bellen ze.

    En als ik onderweg ben en kan mijn mail daardoor niet lezen: jammer. Het scherm is te klein om te typen, ik heb geen zin om op mijn kleine scherm te klooien met taken vanuit mail en ik gebruik mijn tijd in de trein juist graag om niet te werken, maar om lekker te lezen.

    Adressen en telefoonnummers die in mailtjes staan bij afspraken zet ik altijd direct bij de betreffende afspraak in mijn agenda.

    Daarnaast irriteert het mij behoorlijk als mensen hun mail gaan checken als ik met ze in gesprek zit. Totaal respectloos. Je mail kan echt wel wachten (anders hadden ze je wel gebeld – en ja, ook een telefoontje kan wachten). Mensen zijn zo makkelijk afgeleid.

    En door bewust mijn mails op te laten stapelen ben ik er meestal in een uurtje doorheen ipv dat ik er de hele dag mee bezig ben. Zo hou ik genoeg tijd over om écht te werken, te twitteren (staat ook niet de hele tijd open) en te niksen.

  7. Ik doe hetzelfde als Matthijs: wel email op m’n telefoon. Maar alleen handmatige synchronisatie van mail wanneer ik dat wil. En zeker geen piepjes, of irritante icoontjes die vertellen hoeveel nieuwe mail er is.

    Wat we bovendien thuis doen: elke vrijdagavond met het hele gezin offline. Vanaf 18.00 uur alles uit: computer, games, TV, telefoons, etc. En dan maar op de bank zitten en elkaar aankijken. Het is eke week weer afkicken en elke week weer een geweldige start van het weekeinde. 🙂