Stuur me een e-mail waar ik JA of NEE op kan zeggen en ik antwoord direct! Stuur mij een vraag waar ik over na moet denken en het duurt gemiddeld drie dagen.

Toegegeven, je mailt me niet voor niets. (toch?) Je wilt mijn mening horen of even iets checken. Dat is ook zo fijn aan e-mail; je hoeft niet bang te zijn dat je stoort. E-mail overbrugt plaats en tijd, zodat ik kan reageren wanneer het mij uitkomt.

Maar, als je me iets voorlegt waar ik geen Ja of Nee op kan zeggen, is de kans groot dat je mail op de stapel met andere verzoeken komt te liggen. En bij e-mail is het immers niet zo dat de bovenste op de stapel ook per definitie als eerste geholpen wordt.

Love this part of a Conan O’Brien interview with comedian Louis C.K. One quote to make you curious:

We’re living in an amazing world (with the world’s best technology) and it’s wasted on the crappiest generation of all time.

Via Willemijn Visser werd ik erop gewezen dat er in de Gazet van Antwerpen een bespreking van mijn boek was te lezen. Voor wie het interesseert (en te lui is om naar België te rijden), hier een digitale versie.

E-mail kan meer kapotmaken dan je lief is. De grootste conflicten in het bedrijfsleven zijn een gevolg van verkeerd gevallen e-mail. In zijn boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox’ geeft de Nederlandse internetexpert Jim Stolze tips voor een gelukkig online leven. Dat internet mensen gelukkiger heeft gemaakt, staat voor hem vast.

Sommige mensen hebben er een handje van: mailtjes versturen waarin ze hun woede de vrije loop laten. Of erger: waarin ze hechte vriendschappen of relaties opzeggen. Reageer je op zulke e-mails of niet? En hoe doe je dat dan? Vanachter het toetsenbord of pak je toch maar ouderwets de telefoon? Het kan best dat de vriend in kwestie zijn mail in een opwelling verstuurde en geen spijt durft te bekennen.

Spijtknop
Daarom adviseert internetexpert Jim Stolze: zodra je emoties voelt tijdens het tikken, stop dan! “Achter het toetsenbord voelen mensen zich vaak een hele held, ze laten zich meeslepen door emoties”, verklaart hij. “Voor ze er erg in hebben, spuien ze allerlei ergernissen waarvan ze op dat moment de gevolgen niet overzien. Daarom heeft Google al een aantal jaar geleden een spijtknop geïntroduceerd. Zodra je een mailtje verstuurt, verschijnt op je scherm de vraag: weet u zeker dat u deze mail wilt verzenden?”

Want mail kan meer kapotmaken dan je lief is.

Many people think of the Internet as a part of nearly everything. You can’t turn on the radio without hearing a commercial that ends with “please visit WWW (anything) dot com”. It looks like the Internet has added an extra layer to our lifes.

Or, has it? Matthew More from The Telegraph wrote a fun article on 50 things that are killed by the Internet. Here are my 5 favorites:

• Letter writing/pen pals: Email is quicker, cheaper and more convenient; receiving a handwritten letter from a friend has become a rare, even nostalgic, pleasure. As a result, formal valedictions like “Yours faithfully” are being replaced by “Best” and “Thanks”.
• Memory: When almost any fact, no matter how obscure, can be dug up within seconds through Google and Wikipedia, there is less value attached to the “mere” storage and retrieval of knowledge. What becomes important is how you use it – the internet age rewards creativity.

• Dead time: When was the last time you spent an hour mulling the world out a window, or rereading a favourite book? The internet’s draw on our attention is relentless and increasingly difficult to resist.
• Delayed knowledge of sporting results: When was the last time you bought a newspaper to find out who won the match, rather than for comment and analysis? There’s no need to fall silent for James Alexander Gordon on the way home from the game when everyone in the car has an iPhone.
• The mystery of foreign languages: Sites like Babelfish offer instant, good-enough translations of dozens of languages – but kill their beauty and rhythm.
• Concentration: What with tabbing between Gmail, Twitter, Facebook and Google News, it’s a wonder anyone gets their work done. A disturbing trend captured by the wonderful XKCD webcomic.

John Freeman has written a wonderful manifesto about slow communication. He talks about the blessings of the Internet age, but then changes the perspective and reallly makes you think differently.

He starts with a quote that might has well been taken from my book (same subject / anecdote):

“My friend has just had his PC wired for broadband,” writes the poet Don Paterson. “I meet him in the café; he looks terrible—his face puffy and pale, his eyes bloodshot. . . . He tells me he is now detained, night and day, in downloading every album he ever owned, lost, desired, or was casually intrigued by; he has now stopped even listen­ing to them, and spends his time sleeplessly monitoring a progress bar.

In my book I point out that more isn’t the same as better. Just because Google has 3 billion results for your query, that doesn’t mean that you are obliged to look at all of them. Freeman poses the same question about email. Just because you can do 3 messages per minute, that doesn’t mean that you should.

It is time to launch a manifesto for a slow communication movement, a push back against the machines and the forces that encourage us to remain connected to them.

Freeman continues touching subjects of my book, stating that “The Physical World matters“. Visiting a cafe for coffee isn’t what it used to be. Instead of a pleasant place for conversation, these have turned into places where you hear the con­tinuous, insect-like patter of typing on keyboards.

In het Eindhovense Dagblad stond een artikel over een ambtenaar die schijnbaar mijn boek had gelezen. Dat wil zeggen: hij brengt één van de tips in de praktijk.

Een inwoner uit Eindhoven, die een e-mailtje naar de gemeente stuurde, kreeg tot zijn verbazing het volgende automatische antwoord: ‘17 augustus ben ik weer aanwezig. Uw bericht wordt niet gelezen en direct verwijderd. Indien u wenst dat ik uw bericht in behandeling neem, stuurt u het dan na 17 augustus nogmaals. Hartelijke groeten.’

Spelregels
Zo moet het dus inderdaad niet, erkent een woordvoerder van de gemeente tegenover het Eindhovens Dagblad. Het automatische antwoord voldoet niet aan de regels voor afwezigheidmelding per email, zoals deze onder het kopje ‘dienstverlenen doe je zo’ op het intranet van de gemeente te lezen zijn. In de afwezigheidmelding moet staan dat bij dringende vragen contact kan worden opgenomen met een collega. Hierna moeten naam, functie, mailadres en telefoonnummer van die betreffende collega volgen. E-mail mag niet automatisch worden doorgestuurd en zeker niet worden weggegooid.

Bizz -het tijdschrift van zakelijk Nederland- schreef een kleine wedstrijd uit. Geïnspireerd op het dilemma van mijn boek, vroegen zij hun lezers om de beste overlevingstips. Hier de resultaten, de winnende tips van Jan Willem van Rijnbeek. Voor de goede orde: deze tips zijn door Bizz uitgeroepen als winnaar; mijn oordeel staat aan het einde.

• Maak twee e-mail-accounts aan, bijvoorbeeld bij gmail.com. Eentje daarvan is privé en de ander zakelijk, en hou beide strikt gescheiden!
• Zorg dat al uw verdere e-mail adressen, van uw vorige werk, een universiteit of van uw partner, altijd worden omgeleid naar een van deze twee strikt gescheiden inboxen
• Benut de snufjes van Gmail optimaal. Archivering, autoreply, sterren, het mag geen geheimen voor u hebben.
• Meldt in uw ’signature’ (het standaardbericht onder uw e-mail) het tijdstip dat u gebruikt om uw e-mail af te handelen. Kies ook privé voor een vast moment.
• Maak gebruik van de ‘Away from Computer’ auto-reply wanneer u langer dan een dag niet beschikbaar bent.
• Zorg ervoor dat uw binnenkomende mail automatisch labels krijgt en overzichtelijk in verschillende mappen terecht komt, vooral berichten uit sociale-netwerken en nieuwsbrieven.
• Zoek een vast moment per week om uw inbox nog eens op te schonen, of om eindelijk die e-mail te beantwoorden waar u al een week tegen aan zit te hikken.