De meest gestelde vraag aan mij is de laatste tijd: “Wat heb jij toch tegen e-mail?” Zeker na het interview in Emerce met als titel “E-mail is bedreiging voor de productiviteit” en na lezing van het stuk in Bizz met als titel Mail is een misbruikt medium ontstaat een beeld dat ik geen fan ben van e-mail.

Laat ik vooropstellen dat ik nog steeds veel tijd doorbreng in Gmail. Ik moet ook echt niet denken aan de tijd dat ik Word-documenten op floppy’s zette om ze vervolgens bij iemand in de brievenbus te doen. En ook het maken van fysieke afspraken met meerdere mensen gaat via e-mail nog steeds handiger dan met de telefoon. Hoewel het ook wel steeds moeilijker wordt om mensen op één plek en op één tijd te krijgen!

Maar laat ik in aanvulling op de hierboven genoemde interviews toch nog eens willekeurig drie andere bronnen opvoeren die laten zien waarom we heel kritisch naar de manier waarop we e-mail gebruiken moeten kijken:

E-mail wastes an hour a day
Een Brits onderzoek laat zien dat werknemers nauwelijks hun mail filteren of op andere manieren organiseren, waardoor zo’n heel uur per dag verloren gaat aan lezen, opstellen, doorsturen en verwijderen van e-mails.

Actie: bedrijven hebben hulp nodig bij het opstellen van een email-etiquette!

E-mail is een heel slecht communicatie-middel
Als je je realiseert dat minder dan 10% van onze communicatie over woorden gaat, maar liefst 30% met intonatie te maken heeft en de rest (60%) over lichaamstaal gaat, kun je niet anders concluderen dat e-mail niet gemaakt is voor echte communicatie. De grootste misverstanden op de werkvloer ontstaan tegenwoordig door éénregelige e-mails gericht aan meer dan één persoon. Kun je nagaan wat er gebeurt als er dan nog één grapjas op de “reply to all”-knop drukt.

Actie: weet wanneer je e-mail gebruikt en wanneer offline actie onderneemt

E-mail heeft veel overeenkomsten met verslaving
De eerste relatie tussen e-mail en drugs is gevonden door Britse onderzoekers. Zij hebben aangetoond dat mensen die veel e-mailen op een IQ-test lager scoren dan mensen die zojuist marihuana hebben gerookt.

Daarnaast vertonen veel mensen dezelfde symptomen waar het gaat om hun inbox als verslaafden. Ze zijn er onbewust maar continu mee bezig en ze hebben af en toe een shot nodig. Een e-mail betekent toch dat je bestaat, dat mensen je nodig hebben. En wie wil dat nou niet? De ironie wil natuurlijk dat dit een valse bevrediging is van een menselijke behoefte. In mijn praatje tijdens TED University heb ik ook benadrukt dat e-mail een enabler moet zijn van fysieke communicatie, geen vervanging.

Okay… maar what’s next?
Tijdens mijn maand offline heb ik een start gemaakt met een e-mail manifest. “We need to re-think the way we do e-mail”. Inmiddels ben ik een stuk verder gekomen en heb ik van een aantal mensen hulp aangeboden gekregen. Wordt vervolgd!