Bizz -het tijdschrift van zakelijk Nederland- schreef een kleine wedstrijd uit. Geïnspireerd op het dilemma van mijn boek, vroegen zij hun lezers om de beste overlevingstips. Hier de resultaten, de winnende tips van Jan Willem van Rijnbeek. Voor de goede orde: deze tips zijn door Bizz uitgeroepen als winnaar; mijn oordeel staat aan het einde.

• Maak twee e-mail-accounts aan, bijvoorbeeld bij gmail.com. Eentje daarvan is privé en de ander zakelijk, en hou beide strikt gescheiden!
• Zorg dat al uw verdere e-mail adressen, van uw vorige werk, een universiteit of van uw partner, altijd worden omgeleid naar een van deze twee strikt gescheiden inboxen
• Benut de snufjes van Gmail optimaal. Archivering, autoreply, sterren, het mag geen geheimen voor u hebben.
• Meldt in uw ’signature’ (het standaardbericht onder uw e-mail) het tijdstip dat u gebruikt om uw e-mail af te handelen. Kies ook privé voor een vast moment.
• Maak gebruik van de ‘Away from Computer’ auto-reply wanneer u langer dan een dag niet beschikbaar bent.
• Zorg ervoor dat uw binnenkomende mail automatisch labels krijgt en overzichtelijk in verschillende mappen terecht komt, vooral berichten uit sociale-netwerken en nieuwsbrieven.
• Zoek een vast moment per week om uw inbox nog eens op te schonen, of om eindelijk die e-mail te beantwoorden waar u al een week tegen aan zit te hikken.

In mijn boek “Hoe overleef ik mijn in-box” geef ik 31 tips voor een betere balans tussen online en offline. Een aantal daarvan gaan over hoe je meer grip kan krijgen op het inkomende en uitgaande verkeer. Op mijn weblog blijf ik deze tips aanvullen.

Xobni
Merk jij ook wel eens dat sommige mensen ’s-ochtends voor 9.00u je mailtjes beantwoorden terwijl anderen dat juist bijvoorbeeld laat op de avond doen? Blijkbaar heeft iedereen zijn favoriete momenten waarop-ie zijn inbox aan het verwerken is.

De makers van Xobni (omgekeerd: inboX) hebben met deze en andere inzichten een uitermate slimme plugin voor Outlook bedacht. Zij plaatsen een extra kolom naast je Outlook-programma waarin ze allerlei handige informatie tonen.

Bijvoorbeeld hoe vaak je met een contactpersoon hebt gemaild en hoe vaak hij/zij heeft geantwoord! Ook staat er bij wanneer de grootste kans is dat je een antwoord zult krijgen Andere features van Xobni:

• “Stay in Touch”. Wie moet je weer eens een mailtje sturen omdat je lang geen contact meer hebt gehad
• Plaats e-mail conversaties in een logisceh volgorde waardoor je heel eenvoudig door een e-mailconversatie kunt lezen
• De zoekfunctie is vele malen beter dan die standaard in Outlook wordt geboden
• Een overzicht van welke bestanden je met een persoon gedeeld hebt
• Personen met wie jou contactpersoon contact heeft, worden ook duidelijk weergegeven

In het licht van mijn boek is er nog een speciale functie die ik voor het voetlicht wil brengen. Als je klikt op een e-mail van een contactpersoon, laat Xobni direct zijn of haar telefoonnummer zien. Op die manier kun je elke keer overwegen of je gaat mailen, of gewoon even de telefoon pakt!