Sinds mijn onderzoek naar de relatie tussen welzijn en internetgebruik, word ik regelmatig geïnterviewd over infobesistas. NRC noemde het zelfs één van de woorden die 2010 kenmerkten.

Wat ik eronder versta is de constatering dat internetten -net als eten- heel fijn kan zijn, maar dat de mens net zo gemakkelijk door kan slaan in de hoeveelheid eten als de hoeveelheid digitale informatie die hij/zij consumeert. Anders gezegd:

Obesitas is vetzucht.
Infobesitas is een zucht naar verbondendheid en honger naar informatie.

Een misverstand is dat dit een ‘ziekte’ zou zijn die op de jeugd van toepassing is. Mijn stelling is juist dat zij er geen last van hebben en dat alleen wij (de dertigplussers) erover klagen.

Het toverwoord hier is projectie. De dertigplussers projecteren hun problemen met digitale communicatie op de jongere generaties. Dat komt omdat die dertigers in fysieke objecten denken. Toen zij op de arbeidsmarkt kwamen was post nog fysiek. Dat wil zeggen: het kwam twee keer per dag op je bureau binnen in de vorm van enveloppen en pakketjes. Als de stapel te hoog werd, kreeg je simpel gezegd een assistent.

Vandaag de dag is post digitaal, we noemen het e-mail of social media clutter. Niemand weet hoe hoog de stapel is en niemand zal op idee komen om je een assistant toe te wijzen. Omdat de dertigplussers nog denken in fysieke objecten ervaren zij daarom een gevoel van information overload. De jeugd denkt per definitie digitaal, zij weten niet eens dat je een postzegel behoefde te likken. Ze denken dat je “klikken” bedoelde.

Zij snappen dat je informatie niet in je hoofd of op je bureaublad moet forceren, maar dat je het in “the cloud” moet laten. Het zweeft gewoon in de lucht en als je het nodig hebt gebruik je één van de tools om het naar beneden te halen. Die tools zijn onder meer free search, recommendations en serendipiteit. Hun netwerk fungeert als filter.

Van infobesitas naar attentiorexia
Bedrijven denken dat ze zenden maar in werkelijkheid wordt hun boodschap zeer zelden verspreid binnen zo’n vriendennetwerk waardoor die boodschap nauwelijks aankomt.

Volgens mij is er geen sprake van een probleem met informatie, maar een probleem met aandacht. We lijden niet aan een informatie-stoornis, wel aan een aandachts-stoornis.

Geld was de valuta van de oude economie, aandacht is de valuta van de nieuwe economie. Sommige bedrijven hebben dit spel onder de knie en verdienen er miljarden mee. “We staan allen op de loonlijst van Google maar niemand krijgt betaald.” Elke zoekopdracht, elke klik, zelfs elke kilometer die je rijdt met je Andoid telefoon, wordt geregistreerd door Google. Al die data gebruiken zij weer om ons betere producten te geven. Aandacht en privacy zijn onze nieuwe valuta.

Consumenten hebben steeds meer moeite om hun aandacht te verdelen. Een gesprek voeren is al lastig wanneer de twee gesprekspartners een telefoontje bij zich dragen. Je werk doen (singletasken) wordt lastiger naarmate je meer computerprogramma’s of websites ‘open’ (multitasken) hebt staan. Vergeet infobesitas, en pas op voor attentiorexia.

Ik spreek bewust over de aandachts-economie. Economie gaat over vraag en aanbod. Bedrijven krijgen te weinig aandacht en de consument krijgt in die zin steeds meer macht. Zodra de consument zijn slachtofferrol verlaat en aandacht inzet als valuta zullen bedrijven zich vanzelf genoodzaakt voelen om aandacht (geven) op te nemen in hun business model.

Stuur me een e-mail waar ik JA of NEE op kan zeggen en ik antwoord direct! Stuur mij een vraag waar ik over na moet denken en het duurt gemiddeld drie dagen.

Toegegeven, je mailt me niet voor niets. (toch?) Je wilt mijn mening horen of even iets checken. Dat is ook zo fijn aan e-mail; je hoeft niet bang te zijn dat je stoort. E-mail overbrugt plaats en tijd, zodat ik kan reageren wanneer het mij uitkomt.

Maar, als je me iets voorlegt waar ik geen Ja of Nee op kan zeggen, is de kans groot dat je mail op de stapel met andere verzoeken komt te liggen. En bij e-mail is het immers niet zo dat de bovenste op de stapel ook per definitie als eerste geholpen wordt.

Bonustip: stel één vraag per e-mailbericht. Dat werkt voor de ontvanger lekker weg en je voorkomt dat de ene helft van je vraag zorgt voor vertraging van de andere!

–
Eerder geplaatst door mij op Lifehacking.nl in “kantoortips”.

Via Willemijn Visser werd ik erop gewezen dat er in de Gazet van Antwerpen een bespreking van mijn boek was te lezen. Voor wie het interesseert (en te lui is om naar België te rijden), hier een digitale versie.

E-mail kan meer kapotmaken dan je lief is. De grootste conflicten in het bedrijfsleven zijn een gevolg van verkeerd gevallen e-mail. In zijn boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox’ geeft de Nederlandse internetexpert Jim Stolze tips voor een gelukkig online leven. Dat internet mensen gelukkiger heeft gemaakt, staat voor hem vast.

Sommige mensen hebben er een handje van: mailtjes versturen waarin ze hun woede de vrije loop laten. Of erger: waarin ze hechte vriendschappen of relaties opzeggen. Reageer je op zulke e-mails of niet? En hoe doe je dat dan? Vanachter het toetsenbord of pak je toch maar ouderwets de telefoon? Het kan best dat de vriend in kwestie zijn mail in een opwelling verstuurde en geen spijt durft te bekennen.

Spijtknop
Daarom adviseert internetexpert Jim Stolze: zodra je emoties voelt tijdens het tikken, stop dan! “Achter het toetsenbord voelen mensen zich vaak een hele held, ze laten zich meeslepen door emoties”, verklaart hij. “Voor ze er erg in hebben, spuien ze allerlei ergernissen waarvan ze op dat moment de gevolgen niet overzien. Daarom heeft Google al een aantal jaar geleden een spijtknop geïntroduceerd. Zodra je een mailtje verstuurt, verschijnt op je scherm de vraag: weet u zeker dat u deze mail wilt verzenden?”

Want mail kan meer kapotmaken dan je lief is. Dat geldt vooral op de werkvloer, weet Stolze.

“De grootste misverstanden in het bedrijfsleven zijn het gevolg van korte, eenregelige mails. Wie ergens boos of teleurgesteld over is, kan dan ook beter met de persoon in kwestie gaan lunchen of wandelen. Als je tegenover elkaar staat, voelt het gelijk al heel anders. Mensen moeten zich ook realiseren dat communicatie voor een klein deel uit woorden bestaat. Veel belangrijker is intonatie, lichaamstaal en gezichtsuitdrukking.”

Deze zomer verscheen van Jim Stolze het boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox‘. Daarin geeft de internetstrateeg allerhande tips voor een gelukkig online leven. Geen overbodige luxe wanneer je net terug bent van vakantie en een overvolle inbox moet legen. In zijn boek schrijft Stolze hoe je dat zo efficiënt mogelijk doet. Maar bovenal gaat de internetstrateeg in op de invloed van internet en e-mail op ons sociaal leven.

De beste tip in het boek: gebruik e-mail alleen voor communicatie en niet voor conversatie. Toch zou je ze de kost niet willen geven, al die mensen die voornamelijk via e-mail converseren. “Er zit ook iets dubbels in e-mail”, geeft Stolze toe. “De tip heeft dan ook vooral betrekking op communicatie in het bedrijfsleven. Er zijn veel mensen die het heerlijk vinden om elkaar lange mails te schrijven en zo contact te houden.”

Is dat louter virtuele contact minderwaardig, zoals sceptici beweren? Uit onderzoek blijkt van niet. Vooral het contact met wat Stolze weak ties noemt, groeit en bloeit onder invloed van e-mail en internetsites als Hyves en Facebook. “Weak ties zijn mensen met wie je onregelmatig oppervlakkig contact hebt. Geen beste vrienden, maar toch te waardevol om het contact te laten doodbloeden.”

Krabbel
Dat laatste zou zonder internet sneller gebeuren, weet Stolze. “Websites als Hyves en Facebook lijken wel te zijn uitgevonden voor het onderhouden van contact met dergelijke kennissen. Tijd om te bellen heb of neem je niet, maar een groet en een krabbel op Hyves is zo gezet.” Vraag is: worden mensen daar nu ook gelukkiger van? Stolze: “Het antwoord luidt volmondig: ja. Verschillende onderzoeken wijzen uit dat sociale interactie via het net een positieve invloed heeft op onze geluksbeleving.” Die sociale interactie varieert van het uitwisselen van mails met vrienden, tot deel uitmaken van online community’s over onderwerpen als fietsen, handwerken, voetbal en noem maar op. Op deze sites komen mensen samen om informatie uit te wisselen, lol te maken en elkaar te helpen. Deel uitmaken van een groep maakt mensen gelukkiger. Volgens Stolze veranderen vreemden via internet regelmatig in echte vrienden. “Sommige mensen vinden het nu eenmaal makkelijker om online gevoelens te delen.”

De-friending
Maar wie avond na avond achter zijn toetsenbord doorbrengt, loopt het risico op een overkill aan virtuele vrienden. Via Hyves heb je er met één muisklik een nieuwe vriend bij. Dan kan het al snel de spuigaten uitlopen. De trend van dit jaar is volgens Belgische trendwatchers dan ook: de-friending. Oftewel: het opzeggen van virtuele vriendschappen. Stolze heeft daarover zijn twijfels: “Met ongeveer acht miljoen accounts op Hyves lijkt van de-friending bij de massa in ieder geval nog geen sprake.”

‘Hoe overleef ik mijn Inbox’, Jim Stolze, Uitgeverij Nieuw Amsterdam, 17,50 euro

John Freeman has written a wonderful manifesto about slow communication. He talks about the blessings of the Internet age, but then changes the perspective and reallly makes you think differently.

He starts with a quote that might has well been taken from my book (same subject / anecdote):

“My friend has just had his PC wired for broadband,” writes the poet Don Paterson. “I meet him in the café; he looks terrible—his face puffy and pale, his eyes bloodshot. . . . He tells me he is now detained, night and day, in downloading every album he ever owned, lost, desired, or was casually intrigued by; he has now stopped even listen­ing to them, and spends his time sleeplessly monitoring a progress bar.

In my book I point out that more isn’t the same as better. Just because Google has 3 billion results for your query, that doesn’t mean that you are obliged to look at all of them. Freeman poses the same question about email. Just because you can do 3 messages per minute, that doesn’t mean that you should.

It is time to launch a manifesto for a slow communication movement, a push back against the machines and the forces that encourage us to remain connected to them.

Freeman continues touching subjects of my book, stating that “The Physical World matters“. Visiting a cafe for coffee isn’t what it used to be. Instead of a pleasant place for conversation, these have turned into places where you hear the con­tinuous, insect-like patter of typing on keyboards.

If we spend our eve­ning online trading short messages over Facebook with friends thousands of miles away rather than going to our local pub or park with a friend, we are effectively withdrawing from the peo­ple we could turn to for solace, humor and friendship, not to mention the places we could go to do this. We trade the com­plicated reality of friendship for its vacuum-packed idea. Which is a semantic representation of the “displacement hypothesis”.

I doubt it that Freeman has read my book, but the themes and insights are very much the same. Biggest difference is that he has a wonderful writing style and chooses his words wisely. Therefore I would like to end this blogpost with another quote:

We are connected, yes, but we were before, only by gossamer threads that worked more slowly. Slow communication will preserve these threads and our ability to sensibly choose to use faster modes when necessary. It will also preserve our sanity, our families, our relationships and our ability to find happiness in a world where, in spite of the Internet, saying what we mean is as hard as it ever was. It starts with a simple instruction: Don’t send.

In mijn boek geef ik tips om beter om te kunnen gaan met al het binnenkomende verkeer. Het gaat dan vaak om e-mails, tweets, resultaten bij Google, I.M.’s, sms-jes enzovoort. Dat noem ik dan “inbox” in de meest ruime zin des woords. Want we hebben natuurlijk ook nog allerlei andere prikkels die tot ons komen: van papieren post tot persoonlijke gesprekken, van to-do lijstjes tot en met krant en televisie.

Je kunt stellen dat het in onze ‘Inbox’ drukker en voller is dan ooit. Toch? Maar ondanks al deze activiteiten, verzetten we met zijn allen niet meer werk, beweert Soren Gordhamer. Hij schreef het boek

Wisdom 2.0, oftewel “Ancient Secrets for the Creative and Constantly Connected”.

Ondanks dat mensen constant hun Facebook- of Hyves-pagina updaten en Twitter-berichtjes versturen naar collega’s die een paar meter verderop zitten, verwijdert het gebruik van nieuwe technologie mensen van elkaar in plaats van dat het elkaar dichterbij brengt, en maakt het mensen minder creatief .

Gordhamer stelt dat mensen die erg actief zijn op het internet iets fundamenteels missen in hun leven. Deze leegte wordt niet opgevuld door technologie, maar alleen door een nieuwe staat van bewustzijn. Mensen staan volgens Gordhamer niet meer in contact met het creatieve gedeelte van hun hersenen.

Die drukke inbox veroorzaakt veel stress bij mensen. Gordhamer citeert in zijn boek een onderzoek waaruit blijkt dat steeds meer werknemers aangeven gestrest te raken door hun werk.

• Twee van de drie respondenten zeiden dat de informatie-overdosis hun werk minder leuk maakt.
• De gehele dag, van ’s morgens wanneer we opstaan tot ’s avonds wanneer we naar bed gaan, krijgen we gigantische hoeveelheden data over ons heen gestort. Veel mensen kunnen zich niet een dag voorstellen dat ze niet online zijn
• De gemiddelde persoon in de westerse wereld zit elke dag een paar uur achter een computer en gebruikt meer dan 50 keer per dag een e-mailprogramma en 70 keer een instant-messaging programma.
• Indien de persoon op zijn werk gestoord wordt door e-mail dan duurt het gemiddeld 16 minuten en 33 seconden voordat hij weer verder kan gaan met waar hij mee bezig was.
• 42 procent van de ondervraagden weest stress aan als oorzaak van gezondheidsklachten
• 61 procent gaf aan dat zij bepaalde sociale activiteiten offerden als gevolg van information overload
• 60 procent zegt vaak te moe te zijn voor vrijetijdsbesteding

De tip
Volgens Gordhamer moeten we niet massaal afstand nemen van technologie. Hij roept mensen op om er bewust(er) mee om te gaan. De mensen moet de controle krijgen over de technologie, in plaats van andersom. Gordhamer adviseert mensen om Oosterse medita-tietechnieken en ademhalingsoefeningen te doen om van hun technologiestress af te komen. Het is goed wanneer iemand op zijn werk af en toe voor vijf minuten mediteert om zo wat afstand te nemen van zijn online bezigheden.

Dit is redelijk in lijn met wat ik op bladzijde 105 beweer. Namelijk dat mensen die het gevoel hebben zelf de touwtjes in handen te hebben, iets gelukkiger zijn dan mensen die het gevoel hebben dat ze geregeerd worden. Ook voor online geldt: jij bent de baas van je browser, niets andersom. Haal even adem en (her)neem de controle.

Meer informatie over Gordhamer vind je hier. Met dank aan PCM voor de tip.

In mijn boek “Hoe overleef ik mijn in-box” geef ik 31 tips voor een betere balans tussen online en offline. Een aantal daarvan gaan over hoe je meer grip kan krijgen op het inkomende en uitgaande verkeer. Op mijn weblog blijf ik deze tips aanvullen.

Xobni
Merk jij ook wel eens dat sommige mensen ’s-ochtends voor 9.00u je mailtjes beantwoorden terwijl anderen dat juist bijvoorbeeld laat op de avond doen? Blijkbaar heeft iedereen zijn favoriete momenten waarop-ie zijn inbox aan het verwerken is.

De makers van Xobni (omgekeerd: inboX) hebben met deze en andere inzichten een uitermate slimme plugin voor Outlook bedacht. Zij plaatsen een extra kolom naast je Outlook-programma waarin ze allerlei handige informatie tonen.

Bijvoorbeeld hoe vaak je met een contactpersoon hebt gemaild en hoe vaak hij/zij heeft geantwoord! Ook staat er bij wanneer de grootste kans is dat je een antwoord zult krijgen Andere features van Xobni:

• “Stay in Touch”. Wie moet je weer eens een mailtje sturen omdat je lang geen contact meer hebt gehad
• Plaats e-mail conversaties in een logisceh volgorde waardoor je heel eenvoudig door een e-mailconversatie kunt lezen
• De zoekfunctie is vele malen beter dan die standaard in Outlook wordt geboden
• Een overzicht van welke bestanden je met een persoon gedeeld hebt
• Personen met wie jou contactpersoon contact heeft, worden ook duidelijk weergegeven

In het licht van mijn boek is er nog een speciale functie die ik voor het voetlicht wil brengen. Als je klikt op een e-mail van een contactpersoon, laat Xobni direct zijn of haar telefoonnummer zien. Op die manier kun je elke keer overwegen of je gaat mailen, of gewoon even de telefoon pakt!

Als je meer wilt weten over Xobni voordat je de gratis proefversie downloadt, kun je dit filmpje bekijken:

Met dank aan Shahin voor de tip!

De meest gestelde vraag aan mij is de laatste tijd: “Wat heb jij toch tegen e-mail?” Zeker na het interview in Emerce met als titel “E-mail is bedreiging voor de productiviteit” en na lezing van het stuk in Bizz met als titel Mail is een misbruikt medium ontstaat een beeld dat ik geen fan ben van e-mail.

Laat ik vooropstellen dat ik nog steeds veel tijd doorbreng in Gmail. Ik moet ook echt niet denken aan de tijd dat ik Word-documenten op floppy’s zette om ze vervolgens bij iemand in de brievenbus te doen. En ook het maken van fysieke afspraken met meerdere mensen gaat via e-mail nog steeds handiger dan met de telefoon. Hoewel het ook wel steeds moeilijker wordt om mensen op één plek en op één tijd te krijgen!

Maar laat ik in aanvulling op de hierboven genoemde interviews toch nog eens willekeurig drie andere bronnen opvoeren die laten zien waarom we heel kritisch naar de manier waarop we e-mail gebruiken moeten kijken:

E-mail wastes an hour a day
Een Brits onderzoek laat zien dat werknemers nauwelijks hun mail filteren of op andere manieren organiseren, waardoor zo’n heel uur per dag verloren gaat aan lezen, opstellen, doorsturen en verwijderen van e-mails.

Actie: bedrijven hebben hulp nodig bij het opstellen van een email-etiquette!

E-mail is een heel slecht communicatie-middel
Als je je realiseert dat minder dan 10% van onze communicatie over woorden gaat, maar liefst 30% met intonatie te maken heeft en de rest (60%) over lichaamstaal gaat, kun je niet anders concluderen dat e-mail niet gemaakt is voor echte communicatie. De grootste misverstanden op de werkvloer ontstaan tegenwoordig door éénregelige e-mails gericht aan meer dan één persoon. Kun je nagaan wat er gebeurt als er dan nog één grapjas op de “reply to all”-knop drukt.

Actie: weet wanneer je e-mail gebruikt en wanneer offline actie onderneemt

E-mail heeft veel overeenkomsten met verslaving
De eerste relatie tussen e-mail en drugs is gevonden door Britse onderzoekers. Zij hebben aangetoond dat mensen die veel e-mailen op een IQ-test lager scoren dan mensen die zojuist marihuana hebben gerookt.

Daarnaast vertonen veel mensen dezelfde symptomen waar het gaat om hun inbox als verslaafden. Ze zijn er onbewust maar continu mee bezig en ze hebben af en toe een shot nodig. Een e-mail betekent toch dat je bestaat, dat mensen je nodig hebben. En wie wil dat nou niet? De ironie wil natuurlijk dat dit een valse bevrediging is van een menselijke behoefte. In mijn praatje tijdens TED University heb ik ook benadrukt dat e-mail een enabler moet zijn van fysieke communicatie, geen vervanging.

Okay… maar what’s next?
Tijdens mijn maand offline heb ik een start gemaakt met een e-mail manifest. “We need to re-think the way we do e-mail”. Inmiddels ben ik een stuk verder gekomen en heb ik van een aantal mensen hulp aangeboden gekregen. Wordt vervolgd!