Sinds mijn onderzoek naar de relatie tussen welzijn en internetgebruik, word ik regelmatig geïnterviewd over infobesistas. NRC noemde het zelfs één van de woorden die 2010 kenmerkten.

Wat ik eronder versta is de constatering dat internetten -net als eten- heel fijn kan zijn, maar dat de mens net zo gemakkelijk door kan slaan in de hoeveelheid eten als de hoeveelheid digitale informatie die hij/zij consumeert. Anders gezegd:

Obesitas is vetzucht.
Infobesitas is een zucht naar verbondendheid en honger naar informatie.

Een misverstand is dat dit een ‘ziekte’ zou zijn die op de jeugd van toepassing is. Mijn stelling is juist dat zij er geen last van hebben en dat alleen wij (de dertigplussers) erover klagen.

Het toverwoord hier is projectie. De dertigplussers projecteren hun problemen met digitale communicatie op de jongere generaties. Dat komt omdat die dertigers in fysieke objecten denken. Toen zij op de arbeidsmarkt kwamen was post nog fysiek. Dat wil zeggen: het kwam twee keer per dag op je bureau binnen in de vorm van enveloppen en pakketjes. Als de stapel te hoog werd, kreeg je simpel gezegd een assistent.

Vandaag de dag is post digitaal, we noemen het e-mail of social media clutter. Niemand weet hoe hoog de stapel is en niemand zal op idee komen om je een assistant toe te wijzen. Omdat de dertigplussers nog denken in fysieke objecten ervaren zij daarom een gevoel van information overload. De jeugd denkt per definitie digitaal, zij weten niet eens dat je een postzegel behoefde te likken. Ze denken dat je “klikken” bedoelde.

Stuur me een e-mail waar ik JA of NEE op kan zeggen en ik antwoord direct! Stuur mij een vraag waar ik over na moet denken en het duurt gemiddeld drie dagen.

Toegegeven, je mailt me niet voor niets. (toch?) Je wilt mijn mening horen of even iets checken. Dat is ook zo fijn aan e-mail; je hoeft niet bang te zijn dat je stoort. E-mail overbrugt plaats en tijd, zodat ik kan reageren wanneer het mij uitkomt.

Maar, als je me iets voorlegt waar ik geen Ja of Nee op kan zeggen, is de kans groot dat je mail op de stapel met andere verzoeken komt te liggen. En bij e-mail is het immers niet zo dat de bovenste op de stapel ook per definitie als eerste geholpen wordt.

Via Willemijn Visser werd ik erop gewezen dat er in de Gazet van Antwerpen een bespreking van mijn boek was te lezen. Voor wie het interesseert (en te lui is om naar België te rijden), hier een digitale versie.

E-mail kan meer kapotmaken dan je lief is. De grootste conflicten in het bedrijfsleven zijn een gevolg van verkeerd gevallen e-mail. In zijn boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox’ geeft de Nederlandse internetexpert Jim Stolze tips voor een gelukkig online leven. Dat internet mensen gelukkiger heeft gemaakt, staat voor hem vast.

Sommige mensen hebben er een handje van: mailtjes versturen waarin ze hun woede de vrije loop laten. Of erger: waarin ze hechte vriendschappen of relaties opzeggen. Reageer je op zulke e-mails of niet? En hoe doe je dat dan? Vanachter het toetsenbord of pak je toch maar ouderwets de telefoon? Het kan best dat de vriend in kwestie zijn mail in een opwelling verstuurde en geen spijt durft te bekennen.

Spijtknop
Daarom adviseert internetexpert Jim Stolze: zodra je emoties voelt tijdens het tikken, stop dan! “Achter het toetsenbord voelen mensen zich vaak een hele held, ze laten zich meeslepen door emoties”, verklaart hij. “Voor ze er erg in hebben, spuien ze allerlei ergernissen waarvan ze op dat moment de gevolgen niet overzien. Daarom heeft Google al een aantal jaar geleden een spijtknop geïntroduceerd. Zodra je een mailtje verstuurt, verschijnt op je scherm de vraag: weet u zeker dat u deze mail wilt verzenden?”

Want mail kan meer kapotmaken dan je lief is.

John Freeman has written a wonderful manifesto about slow communication. He talks about the blessings of the Internet age, but then changes the perspective and reallly makes you think differently.

He starts with a quote that might has well been taken from my book (same subject / anecdote):

“My friend has just had his PC wired for broadband,” writes the poet Don Paterson. “I meet him in the café; he looks terrible—his face puffy and pale, his eyes bloodshot. . . . He tells me he is now detained, night and day, in downloading every album he ever owned, lost, desired, or was casually intrigued by; he has now stopped even listen­ing to them, and spends his time sleeplessly monitoring a progress bar.

In my book I point out that more isn’t the same as better. Just because Google has 3 billion results for your query, that doesn’t mean that you are obliged to look at all of them. Freeman poses the same question about email. Just because you can do 3 messages per minute, that doesn’t mean that you should.

It is time to launch a manifesto for a slow communication movement, a push back against the machines and the forces that encourage us to remain connected to them.

Freeman continues touching subjects of my book, stating that “The Physical World matters“. Visiting a cafe for coffee isn’t what it used to be. Instead of a pleasant place for conversation, these have turned into places where you hear the con­tinuous, insect-like patter of typing on keyboards.

In mijn boek geef ik tips om beter om te kunnen gaan met al het binnenkomende verkeer. Het gaat dan vaak om e-mails, tweets, resultaten bij Google, I.M.’s, sms-jes enzovoort. Dat noem ik dan “inbox” in de meest ruime zin des woords. Want we hebben natuurlijk ook nog allerlei andere prikkels die tot ons komen: van papieren post tot persoonlijke gesprekken, van to-do lijstjes tot en met krant en televisie.

Je kunt stellen dat het in onze ‘Inbox’ drukker en voller is dan ooit. Toch? Maar ondanks al deze activiteiten, verzetten we met zijn allen niet meer werk, beweert Soren Gordhamer. Hij schreef het boek

Wisdom 2.0, oftewel “Ancient Secrets for the Creative and Constantly Connected”.

Ondanks dat mensen constant hun Facebook- of Hyves-pagina updaten en Twitter-berichtjes versturen naar collega’s die een paar meter verderop zitten, verwijdert het gebruik van nieuwe technologie mensen van elkaar in plaats van dat het elkaar dichterbij brengt, en maakt het mensen minder creatief .

Gordhamer stelt dat mensen die erg actief zijn op het internet iets fundamenteels missen in hun leven. Deze leegte wordt niet opgevuld door technologie, maar alleen door een nieuwe staat van bewustzijn. Mensen staan volgens Gordhamer niet meer in contact met het creatieve gedeelte van hun hersenen.

Die drukke inbox veroorzaakt veel stress bij mensen. Gordhamer citeert in zijn boek een onderzoek waaruit blijkt dat steeds meer werknemers aangeven gestrest te raken door hun werk.

In mijn boek “Hoe overleef ik mijn in-box” geef ik 31 tips voor een betere balans tussen online en offline. Een aantal daarvan gaan over hoe je meer grip kan krijgen op het inkomende en uitgaande verkeer. Op mijn weblog blijf ik deze tips aanvullen.

Xobni
Merk jij ook wel eens dat sommige mensen ’s-ochtends voor 9.00u je mailtjes beantwoorden terwijl anderen dat juist bijvoorbeeld laat op de avond doen? Blijkbaar heeft iedereen zijn favoriete momenten waarop-ie zijn inbox aan het verwerken is.

De makers van Xobni (omgekeerd: inboX) hebben met deze en andere inzichten een uitermate slimme plugin voor Outlook bedacht. Zij plaatsen een extra kolom naast je Outlook-programma waarin ze allerlei handige informatie tonen.

Bijvoorbeeld hoe vaak je met een contactpersoon hebt gemaild en hoe vaak hij/zij heeft geantwoord! Ook staat er bij wanneer de grootste kans is dat je een antwoord zult krijgen Andere features van Xobni:

• “Stay in Touch”. Wie moet je weer eens een mailtje sturen omdat je lang geen contact meer hebt gehad
• Plaats e-mail conversaties in een logisceh volgorde waardoor je heel eenvoudig door een e-mailconversatie kunt lezen
• De zoekfunctie is vele malen beter dan die standaard in Outlook wordt geboden
• Een overzicht van welke bestanden je met een persoon gedeeld hebt
• Personen met wie jou contactpersoon contact heeft, worden ook duidelijk weergegeven

In het licht van mijn boek is er nog een speciale functie die ik voor het voetlicht wil brengen. Als je klikt op een e-mail van een contactpersoon, laat Xobni direct zijn of haar telefoonnummer zien. Op die manier kun je elke keer overwegen of je gaat mailen, of gewoon even de telefoon pakt!

De meest gestelde vraag aan mij is de laatste tijd: “Wat heb jij toch tegen e-mail?” Zeker na het interview in Emerce met als titel “E-mail is bedreiging voor de productiviteit” en na lezing van het stuk in Bizz met als titel Mail is een misbruikt medium ontstaat een beeld dat ik geen fan ben van e-mail.

Laat ik vooropstellen dat ik nog steeds veel tijd doorbreng in Gmail. Ik moet ook echt niet denken aan de tijd dat ik Word-documenten op floppy’s zette om ze vervolgens bij iemand in de brievenbus te doen. En ook het maken van fysieke afspraken met meerdere mensen gaat via e-mail nog steeds handiger dan met de telefoon. Hoewel het ook wel steeds moeilijker wordt om mensen op één plek en op één tijd te krijgen!

Maar laat ik in aanvulling op de hierboven genoemde interviews toch nog eens willekeurig drie andere bronnen opvoeren die laten zien waarom we heel kritisch naar de manier waarop we e-mail gebruiken moeten kijken:

E-mail wastes an hour a day
Een Brits onderzoek laat zien dat werknemers nauwelijks hun mail filteren of op andere manieren organiseren, waardoor zo’n heel uur per dag verloren gaat aan lezen, opstellen, doorsturen en verwijderen van e-mails.

Actie: bedrijven hebben hulp nodig bij het opstellen van een email-etiquette!

E-mail is een heel slecht communicatie-middel
Als je je realiseert dat minder dan 10% van onze communicatie over woorden gaat, maar liefst 30% met intonatie te maken heeft en de rest (60%) over lichaamstaal gaat, kun je niet anders concluderen dat e-mail niet gemaakt is voor echte communicatie. De grootste misverstanden op de werkvloer ontstaan tegenwoordig door éénregelige e-mails gericht aan meer dan één persoon. Kun je nagaan wat er gebeurt als er dan nog één grapjas op de “reply to all”-knop drukt.