Gered door de wekker

Op mijn schrijftafel staat een kookwekker. Veel mensen denken dat-ie er staat ter decoratie, maar dan leg ik met veel plezier uit dat dit ooit mijn reddingsboei was en dat hij voor mij nog steeds dienst doet als de ultieme productiviteitstool. Om dat uit te leggen moet ik eerst nog een paar jaar terug in de tijd.

In 2008 deed ik een experiment dat mij nog jaren zou achtervolgen. Als onderdeel van een breder onderzoek naar de gevolgen van de digitalisering bracht ik veertig dagen op rij door zonder toegang tot e-mail, internet, youtube, twitter, iphone enzovoort. In eerste instantie hield ik alleen een (papieren) dagboekje bij voor mezelf, maar al snel begon de (ouderwetse Nokia) telefoon te rinkelen. De radio was als eerste wakker. “Hij leeft al twee weken zonder internet, we zijn benieuwd hoe het met hem gaat. We hebben hem aan de lijn. Jim Stolze, hoe gaat het?”

Daarna volgden de kranten. Een paginagroot artikel in de Volkskrant waarin ik verklaarde “bevrijd te zijn van het leed dat e-mail heet” bracht Nieuw Amsterdam op het idee om mijn dagboek en andere bevindingen te bundelen in het boekje Hoe overleef ik mijn inbox. De aandacht strekte zich zelfs helemaal uit tot en met CNN waarna het experiment ook internationaal navolging kreeg.

Voor mij was het experiment altijd als eenmalig bedoeld en al snel daarna vulde ik mijn dagen met het naar Nederland brengen van TED.com in de vorm van TEDxAmsterdam.

Toch is er een truc die ik –exact vijf jaar na het verschijnen van het boek Hoe overleef ik mijn inbox- nog dagelijks gebruik en die ik daarom graag in deze editie van Nederland in Ideeën wil delen.

Tegen de stroom in drijven

Toen ik mijn gedachten rondom informatiestress, continue afleiding en inbox-management op papier zette, dacht ik echt dat we het dieptepunt qua communicatie wel bereikt hadden. Wat zat ik er naast! De informatie-tsunami is inmiddels door alle denkbare dijken gebarsten. Anno 2014 lijkt niemand meer bezwaar te maken tegen overstromende inboxen. Sterker, met de vele Whatsapp-groepjes en eigen postvakken bij Facebook en Twitter krijgen we er alleen maar inboxen bij. De manier waarop mensen het hoofd boven water houden is het beste te omschrijven als stream management. Een stream is een voortdurende aanlevering van informatie, net als bijvoorbeeld live televisie. Je inbox beschouwen als een stream betekent dat je alleen kijkt wat er bovenaan of “als ongelezen” staat. De rest negeer je vanwege gebrek aan tijd (en focus, of verantwoordelijkheidsgevoel).

Door dit nieuwe communiceren en het overvloedig aanwezig zijn van informatie zien veel mensen hun effectiviteit verwateren. Vroeger was een opgeruimd bureau een teken dat je alles onder controle had en dat je uit pure verveling snel nieuwe klusjes ging zoeken. Tegenwoordig kun je met gemak de hele dag actief surfend doorbrengen, de illusie creërend dat je goed bezig bent, terwijl je eigelijk niets nieuws produceert.

Om mijzelf daartegen te beschermen zet ik mijn kookwekker in. De truc komt voort uit een oude blogpost van Merlin Mann, bekend van zijn website 43folders.com.

Het werkt heel simpel: Ik ga zitten aan mijn bureau en bepaal wat ik die ochtend of middag gedaan wil hebben. Dat kan zijn een nieuw hoofdstuk aan mijn boek toevoegen, een presentatie in elkaar knutselen of bijvoorbeeld een memo opstellen.

Vervolgens zet ik alles uit (e-mail, internet, telefoon etc.) en stel de wekker in op 12 minuten. Het zachte getik van de kookwekker zet mij automatisch in de schijfstand en ik begin met schrijven. Als dan na 12 minuten de wekker afgaat mag ik mijn “beloning”. Dat kan zijn even een kopje koffie halen, of op een webite of social network rondkijken. Na drie minuten gaat de wekker weer en begint een nieuwe sessie van 12 minuten werktijd.
pomodoro-tool
Als je dit vier keer herhaalt zul je zien dat je een extreem productief uurtje achter de rug hebt. Niet alleen omdat je jezelf hebt verplicht om te singletasken, het is volgens onderzoekers ook nog eens een beter manier om je hersenen in te zetten.

Na lezing van deze tip heb je volgens mij dus de keuze uit twee vervolgacties:
1. Je kunt via Google gaan zoeken naar ‘kookwekker’ en ‘productiviteit’. Je zult er dan achter komen dat deze techniek officieel de Pomodoro-techniek genoemd wordt. Bedacht in de vorige eeuw door de Italiaan Francesco Cirillo. En dat er inmiddels een hele cult is ontstaan rondom dit gedachtengoed, inclusief bijpassende scoreformulieren en ondersteunende software.

2. Óf je kunt nu naar je keuken (of bedrijfsrestaurant) toelopen -op zoek naar een kookwekker. Zet hem dan op twaalf minuten en kijk wat er uit je vingers komt. Als het je bevalt, mag je van mij daarna weer even drie minuutjes in dit boek verder lezen.

(Voorpublicatie uit “Nederland in ideeën Deel II – Dit wil je weten”, Maven Publishing 2014).