Nu de helft van Nederland zich klaarmaakt om de zon op te zoeken, doet zich voor jou een prachtige kans voor! Je hebt namelijk een keuze waar het gaat om je inbox. Je kunt ervoor kiezen om tijdens je afwezigheid digitaal te ontslakken. Of om te proberen de schade een beetje te beperken.

Met ontslakken bedoel ik natuurlijk twee of drie weken volledig offline gaan, met alle toeters en bellen. Om te zien wat dat met je doet. Welke ideeën je krijgt, wat je collega’s daarvan vinden. En met “schade beperken” bedoel ik dat je zelfs op vakantie ook nog het virtuele lijntje met kantoor in stand houdt (niet aan te raden).

KPN gebruikte deze maand in hun interne nieuwsbrief de tips uit mijn boek. Hier zal ik “Op vakantie in de 24-uurs economie” ook nog maar eens plaatsen:

Tip 1: start al een aantal dagen eerder
Zet 3 dagen van tevoren je out-of-office-reply aan, Hierdoor voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen en stel je je collega’s vast op de hoogte van naderende absentie.

Tip 2: de juiste out-of-office-reply
In de afwezigheidsmelding zet je uiteraard de start- en einddatum van je vakantie. Smokkel er bij die einddatum 2 dagen bij, zodat je bij thuiskomst rustig je achterstand weg kan werken. Daarnaas is het nuttig om aan te geven bij wie men terecht kan tijdens jouw afwezigheid.
Om een persoonlijk tintje te geven, kan je in je afwezigheidsmelding noemen wat je vakantiebestemming is. Mensen vinden het namelijk altijd leuk om over vakantiebestemmingen te praten.

Bij urgente zaken
Schrijf in je out-of-office-reply dat je tijdens je vakantie geen mail zult lezen. Meld eventueel je gsm-nummer voor dringende gevallen en geef aan dat je af en toe je sms-berichten zal checken. Op die manier gooi je de deur niet helemaal dicht en bepaal je zelf wanneer je er tijd aan zult besteden.

Tip 3: Geen mail in je vakantie
Hoe verleidelijk het ook is, ga niet je mail checken tijdens je vakantie. Als je eenmaal de laptop opent om te kijken ‘of alles nog goed gaat’, betekent dat vaak dat het begin en het einde en ben je toch een groot deel van je vakantie met je werk en/of e-mail bezig. Ga je een langere periode weg? Spreek dan met je partner af dat je halverwege de vakantie een uurtje in het internetcafé doorbrengt.

Tip 4: Bij thuiskomst
Bij thuiskomst zal je waarschijnlijk tweehonderd ongelezen berichten in je inbox aantreffen. Die hoef je niet allemaal van voren naar achteren te lezen. Je kunt snel inschatten welke berichten ‘need to know’, ‘nice to know’ en ‘not to know’ zijn. Deze laatste direct te verwijderen / archiveren, kan je het aantal mails bijna halveren en dat in tien minuten. Daarna bekijk je de mails die niet alleen aan jou gericht zijn of vragen die door de tijd zijn ingehaald. Hier hoef je alleen kennis van te nemen (nice to know), maar echt diep op ingaan doe je niet.

Naar een lege inbox
Inmiddels is het aantal ongelezen berichten sterk gereduceerd. Ga deze berichten allemaal langs en verwerk ze via het ‘inbox zero – principe’: de kleine taken en concrete antwoorden beantwoord je direct en de rest zet in in je agenda of todolijstje. Op die manier heb je in twee uur tijd een lege inbox en ben je volledig uitgerust, helemaal op de hoogte en klaar om aan de slag te gaan.

Fijne vakantie!